Davet ile hizmet kapsamını ayırın
Bir konuşmacı, aday veya iş ortağı davet edildiğinde şirketin hangi seyahat hizmetlerini düzenleyeceğini yazılı olarak netleştirin. Uçuş, konaklama ve transferi ayrı kalemler halinde belirtin. Davet mesajını bütün masrafların karşılanacağına dair bir rezervasyon talimatı gibi kullanmayın.
Onay verecek kişiyi belirleyin
Misafirin tercihlerini toplayan kişiyle şirket adına onay veren kişi farklı olabilir. Seçeneklerin kime sunulacağını ve son kararın kimden bekleneceğini baştan yazın. Misafire iletilen bir seçenek henüz onaylanmadıysa bunu açıkça belirtin.
Gerekli bilgiyi doğru kanaldan alın
Seyahati düzenlemek için gereken yolcu ve program bilgilerini uygun iletişim kanalıyla isteyin. İlgisiz kişisel belgeleri geniş katılımlı yazışmalarda dolaştırmayın. Toplantı adresi, varışta karşılayacak kişi ve program değişikliklerinin iletileceği irtibatı ayrıca kaydedin.
Son programı birlikte teyit edin
KUNET’e aktarılacak notta şirketin hizmet kapsamı ile misafirin programını birleştirin. Rezervasyonlar kesinleştiğinde güncel belgelerin misafire ulaştığını ve karşılayacak ekibin aynı saatleri kullandığını kontrol edin. Değişiklik gerektiğinde hem misafiri hem şirketin onay sorumlusunu aynı güncel bilgiyle ilerletin.
