Açık işleri durumuyla yazın
Devir notunda yalnızca seyahatlerin listesini vermek yerine her işin durumunu belirtin. Seçenek bekleniyor, onay bekleniyor ve rezervasyon tamamlandı gibi ifadeler kullanın. Aynı yolculukta uçuş tamamlanmışken otel kararı bekliyor olabilir; hizmetleri gerektiğinde ayrı satırlara ayırın.
Bekleyen kararı görünür yapın
Her açık iş için kimden hangi yanıtın beklendiğini yazın. Bir son yanıt zamanı iletilmişse kaynağıyla birlikte kaydedin. Süresi veya koşulları belirsiz bir seçeneği kesinleşmiş gibi devretmeyin. Yeni sorumlu neyi takip etmesi gerektiğini ilk okumada anlayabilmelidir.
Güncel belgelerin yerini belirtin
Son rezervasyon belgelerine ve onay mesajlarına erişim yolunu gösterin. Aynı dosyanın farklı kopyalarını devir notuna eklemek yerine geçerli sürümü işaretleyin. Kişisel bilgileri yalnızca görev için gerekli kapsamda paylaşın; hesap şifrelerini genel ekip notuna yazmayın.
İrtibat değişikliğini netleştirin
Hizmet ekibine yeni sorumlunun kim olduğunu, hangi tarihten itibaren takip yapacağını ve onay yetkisinin kapsamını açıklayın. KUNET’e aktarılan bilgi, önceki talimatlarla çelişiyorsa hangi talimatın geçerli olduğunu belirtin. Devir, yeni kişinin notu okuyup açık işleri teyit etmesiyle tamamlanır.
